E-Rechnung 2027: Pflicht für Betriebe

In Deutschland müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen. Das ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums (BMF). Bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen eine Empfangspflicht: Sie müssen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Für alle übrigen Unternehmen unterhalb der Umsatzschwelle folgt die Ausstellungspflicht nach Angaben des BMF ab dem 1. Januar 2028.

Die E-Rechnung ist dabei strenger definiert, als viele Betriebe annehmen. Nach BMF-Angaben liegt sie nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Definition nicht, weil sie kein strukturiertes Format hat und die enthaltenen Daten von Buchhaltungssystemen nicht ohne weiteren Schritt automatisiert weiterverarbeitet werden können. Als zulässige Formate gelten nach einem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 insbesondere die XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, aber auch andere Syntaxen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein ergänzendes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geht nach Angaben der IHK vor allem auf Fragen zur Formatanforderung und Validierung ein.

Für mittelständische Betriebe, die bisher ausschließlich auf Papier oder PDF gesetzt haben, ändert sich damit der Alltag in der Finanzbuchhaltung erkennbar: Rechnungen lassen sich zukünftig ohne manuellen Zwischenschritt aus dem Postfach in das Buchhaltungssystem übernehmen – vorausgesetzt, das ausgewählte Verfahren und die eingesetzte Software unterstützen die Verarbeitung der strukturierten Datenformate.

Die Verpflichtung gilt grundsätzlich nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also im B2B-Bereich. Private Endverbraucher sind nach BMF-Angaben nicht betroffen, ebenso grenzüberschreitende Geschäfte, die zunächst weiter den bislang geltenden Regeln folgen. Maßgeblich ist nach einer Auswertung des Fachportals Haufe die Ansässigkeit des Unternehmens in Deutschland, nicht allein die umsatzsteuerliche Registrierung.

Übergangsfristen und die 800.000-Euro-Grenze

Für Rechnungsaussteller gelten gestaffelte Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Formate wie PDF verwendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 über 800.000 Euro lag. Dieser Stichtag macht den Jahresabschluss 2026 für viele Betriebe rechtlich relevant: Erst mit dem festgestellten Umsatz des Jahres 2026 steht abschließend fest, ob ein Unternehmen in die erste Stufe der Ausstellungspflicht fällt. Geprüft wird dabei je in Deutschland ansässigem Unternehmen, nicht auf Ebene von Unternehmensgruppen.

Kleinere Betriebe bis zu dieser Schwelle können die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für nahezu alle inländischen Unternehmer. EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sind laut BMF bis zum Ablauf des Jahres 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Die Empfangspflicht hingegen kennt keine Übergangsfristen. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer. Beim Empfang gilt nach IHK-Angaben bereits ein E-Mail-Postfach als ausreichende technische Vorkehrung; der Versand per E-Mail ist einer von mehreren zulässigen Übermittlungswegen. Gegebenenfalls ist eine zusätzliche Visualisierungssoftware erforderlich, um das strukturierte Format menschenlesbar zu machen – die Finanzverwaltung stellt über das Elster-Portal eine entsprechende Funktion bereit.

Ausgenommen von der Pflicht sind laut Bundessteuerberaterkammer unter anderem Rechnungen an private Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte nach § 4 Umsatzsteuergesetz steuerfreie Leistungen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Umsetzungsstand und Risiken bei Verzögerung

Software- und Beratungsanbieter wie DATEV raten davon ab, die Umstellung bis zum Fristablauf aufzuschieben. Die gesetzlichen Fristen beschrieben zwar den spätestmöglichen Handlungszeitpunkt, für die praktische Umsetzung lohne sich aber ein früherer Beginn, heißt es in einer DATEV-Handreichung zur E-Rechnung ab 2027. Für Unternehmen, die bereits Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch übermitteln, sei die bestehende Behördenanbindung nach Einschätzung von Haufe ein guter Ausgangspunkt – sie ersetze den Schritt in den geschäftlichen Rechnungsverkehr jedoch nicht.

Wer die Pflichten nicht erfüllt, riskiert nach der Einschätzung des Fachportals ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro je Verstoß. Praktisch schwerer wiegen demnach häufig andere Folgen: Abgelehnte Rechnungen führen zu verzögerten Zahlungseingängen, und Kunden, die strukturierte Formate erwarten, müssen aufwendig koordiniert werden.

Für die praktische Umstellung sind mehrere Arbeitsschritte zu berücksichtigen. Die eingesetzte Rechnungssoftware muss ein EN-16931-konformes Format ausgeben können oder über eine Schnittstelle zu einem Dienstleister verfügen. Zugleich müssen die Unternehmen klären, wie sie eingehende strukturierte Rechnungsdaten archivieren; die Aufbewahrungspflichten bleiben unverändert bestehen und gelten auch für elektronische Rechnungen. Schließlich ist zu bedenken, dass die bisher häufig genutzte Kombination aus E-Mail und PDF vor allem dann noch zulässig ist, wenn der Rechnungsempfänger dem Format ausdrücklich zustimmt – eine Regelung, die mit dem Auslaufen der Übergangsfristen schrittweise wegfällt.

Perspektivisch plant die Bundesregierung darüber hinaus eine zweite Stufe: ein umsatzsteuerliches Meldesystem auf Basis von E-Rechnungen über registrierte Plattformen, das nach Angaben der Bundessteuerberaterkammer voraussichtlich ab dem 1. Juli 2030 eingeführt werden soll. Für Finanzabteilungen bedeutet die Gesamtentwicklung damit keine einmalige Umstellung, sondern einen Prozess über mehrere Jahre hinweg.

Was nicht geregelt ist, bleibt der Übermittlungsweg: Das Gesetz schreibt nicht vor, auf welchem Kanal E-Rechnungen versendet werden müssen. Das ist nach IHK-Angaben zivilrechtlich zwischen den Geschäftspartnern zu klären – möglich sind etwa E-Mail, elektronische Schnittstellen oder Portale. Für Betriebe, die jetzt ihre Abläufe umstellen, liegt der nächste Prüftermin damit im eigenen Haus: Software, Postfächer und Zuständigkeiten müssen spätestens zum Jahreswechsel 2026/2027 zusammenpassen.

Quellenverzeichnis

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